IT системы управления закупочной деятельности: что выбрать?

Сегодня, в условиях фокуса на импортозамещение, общий уровень автоматизации закупок на предприятиях России все еще остается неоднородным. Потребность в инструментах для цифровизации закупок высокая, среди российских компаний заметен спрос на простые во внедрении и эффективные low-code решения.

ИТ-продукты AGORA для автоматизации закупок

Российский вендор и интегратор AGORA предлагает ряд решений для автоматизации закупочных процедур на предприятиях всех сфер бизнеса. Системы управления закупками на базе отечественной платформы позволяют автоматизировать рутинные задачи, сократить операционные расходы и получать наиболее выгодные коммерческие предложения от поставщиков.

В этой статье мы разберем каждое закупочное решение, рассмотрим функциональность систем, а также выгоды от их внедрения.

SRM

SRM система позволяет максимально оптимизировать закупочный процесс (от планирования до поставки и работы с документами) и обеспечивает эффективное взаимодействие между поставщиками и закупщиками.

Функционал:

• Сбор и создание перечня потребностей функциональных подразделений компании

• Квалификация и верификация, отбор поставщиков для доступа к закупке

• Каталоги ТМЦ с функцией умного поиска, указанием цен, сроков поставки, данных производителей и поставщиков

• Инициация закупочной процедуры по типу запроса цен, предложений, аукцион, редукцион

• Антикоррупционная проверка, отчет о выборе поставщика

• Планирование и хранение истории закупок

• Бюджетирование и контроль выполнения плана закупок

• Аналитика, формирование отчетов, единой базы НСИ, ЭДО

Разработка и внедрение SRM позволяет отказаться от практики ручного сбора потребностей на закупку и усилить контроль при формировании заявок, что решает проблему превышения лимитов и регулярного пересогласования бюджетов.

Выгоды от внедрения SRM:

• Ускорение проведения закупок в два раза за счет внедрения автоматизированной системы.

• Снижение расходов на совершение закупок до 10%.

• Сокращение человеческих ошибок и числа жалоб на работу менеджеров отдела закупок на 70%.

• Рост результативности при создании заявок на закупку на 100%.

Электронная торговая площадка

ЭТП позволяет организовать онлайн торги на всех этапах закупочной цепочки и получить наиболее выгодные цены и условия поставки. Создание единой ЭТП актуально для компаний, которые работают в B2B и B2G сегментах.

Функционал:

• Выбор способа торгов в личном кабинете ЭТП: Запрос предложений, Запрос цен, Конкурс, Редукцион, Закупка у единственного поставщика

• Формирование заявки на закупку и информация по лотам закупочной процедуры

• Список участников закупочной процедуры

• Запуск переторжки заказчиком и участие в этой процедуре поставщика

• Прием ставок, рассмотрение, отклонение предложений и выбор победителя

• Редактирование или отмена торгов покупателем

• Завершение торгов и формирование договора

ЭТП объединяет участников сделок в одной экосистеме, позволяет оперативно сравнивать предложения от поставщиков и выбирать максимально релевантные нуждам компании. При этом минимизируются ошибки, возникающие по вине человеческого фактора, а автоматизация рутинных операций ускоряет закупочные процедуры.

Выгоды от внедрения ЭТП:

• Сокращение затрат до 30-40% на организацию и осуществление всех закупочных процедур.

• Прозрачная конкуренция поставщиков, позволяющая получить цены до 20-50% ниже.

• Создание единой базы проверенных контрагентов.

• Точная и актуальная аналитика для планирования бюджета, формирования отчетности.

Корпоративный магазин малых закупок (КИМ)

Электронный магазин закупок малого объема представляет собой платформу типа «маркетплейс», где множество поставщиков предлагают свои товары, размещают каталоги. Благодаря этому закупочному решению компания получает полный контроль над регулярными закупками, бюджетом и запасами, а также прозрачную систему sourcing.

Функционал:

• Квалификация базы поставщиков, интеграция с сервисами проверки контрагентов

• Закупки по загруженным прайсам в online-каталоге

• Мониторинг статусов поставки

• Реализация неликвидных и невостребованных товаров

• Контроль бюджетов и отдельное бюджетирование каждого филиала

• Единая база стандартизированной номенклатуры

• Цифровизация и автоматизация закупок малого объема От и До

• Отчетность, измерение качества закупки, эффективности работы закупочного отдела

Корпоративный магазин малых закупок на базе платформы AGORA решает текущие задачи закупочного направления: проверка надежности поставщиков, обеспечение выгодных условий поставок и цен, снижение влияния человеческого фактора, упрощение процедуры торгов.

Выгоды от внедрения КИМ:

• Автоматизация регулярных задач по малым закупкам сокращает время проведения операций до 40-50%.

• Поставщики предлагают цены напрямую без посредников, что позволяет получать наиболее выгодные условия поставки.

• Покупка совершается только при условии, что предложение соответствует заявленным параметрам закупки, что исключает коррупцию.

• Экономия времени – закупки малого объема на базе КИМ проходят через каталог или по упрощенной процедуре, что намного быстрее, чем на базе классической ЭТП.

P2P система закупок

Procure-to-pay система предназначена для эффективного управления закупочным процессом – от запроса на закупку до совершения оплаты, включая процедуру приемки и электронный документооборот. Внедрение данного решения позволяет оптимизировать работу с поставщиками, улучшить контроль над расходами при закупке, сократить время на ведение закупочных процессов.

Функционал P2P платформы

• Контроль проектов по закупкам

• Управление поставщиками

• Добавление в каталог поставщика товаров / услуг

• Создание закупочной заявки

• Приемка

• ЭДО и оплата

Внедрение современной P2P платформы позволяет автоматизировать рутинные процессы в закупках, улучшить контроль расходов и повысить ликвидность компании. При этом компания получает возможность оптимизировать затраты и эффективно развивать долгосрочные отношения с поставщиками.

Выгоды от внедрения Р2Р:

• Увеличение эффективности на всех этапах в цепочке procure-to-pay.

• Сокращение операционных расходов при организации и проведении закупок, повышение общей рентабельности.

• Своевременное обеспечение необходимыми ресурсами с оптимальным сочетанием качества и цены.

• Снижение вероятности ошибок в документации и расчетах на 70% благодаря автоматизации «ручных» операций.

Какой же из вышеперечисленных продуктов выбрать для автоматизации закупочной деятельности, чтобы получить максимум пользы? Давайте рассмотрим основные факторы, которые влияют на выбор ПО для бизнеса.

От чего зависит выбор продукта для автоматизации закупочной деятельности

• Размер и структура предприятия

Средний бизнес нуждается в более гибком и масштабируемом ПО, которое сможет учитывать специфические потребности предприятия. Крупные компании требуют комплексных решений, способных интегрироваться с другими корпоративными системами (ERP, CRM и т.д.) и поддерживать большое количество пользователей и операций.

• Бизнес-процессы и задачи

Какие именно процессы и задачи необходимо автоматизировать? Это может быть управление закупками, контроль поставок, ведение торгов и аукционов, взаимодействие с поставщиками и т.д. А может все вместе на единой информационной платформе SRM.

• Специфика отрасли

Различные отрасли экономики – промышленность, строительство, торговля и т.д. – имеют специфические требования к ПО для автоматизации закупок. Команда разработки AGORA хорошо знакома с проблематикой и спецификой работы во всех основных отраслях, что позволяет создавать закупочные решения, максимально ориентированные на решение задач компаний-заказчиков.

• Финансовые возможности

Переход на цифровые технологии требует значительных инвестиций. Важно учитывать не только первоначальные затраты на покупку ПО, но и расходы на внедрение, обучение персонала, поддержку и обновления.

Отечественный вендор и интегратор AGORA предлагает две модели приобретения программного обеспечения: облачные SaaS-решения по подписке и формат On-premise с выкупом кода и установкой на сервера компании-заказчика.

Чтобы определить, какое конкретно закупочное решение подходит под специфику вашего бизнеса, вы можете обратиться к экспертным менеджерам, посетив сайт AGORA - https://www.agora.ru/. Специалисты компании готовы помочь с выбором наиболее подходящей системы автоматизации закупок.