Контроль сотрудников организации – методы и направления

Контроль персонала вне зависимости от величины компании осуществляется по двум направлениям – это процесс и результат. Для каждого направления существует ряд эффективных методов, но руководитель должен сразу понять, что контроль – не самоцель. Задача контроля сотрудников – повысить эффективность их работы, исключив деструктивные факторы.

Но что важнее контролировать – процесс или результат? На самом деле, это некорректный вопрос, потому что любая бизнес-функция включает оба этих понятия. Соответственно руководитель должен контролировать и то и другое, хотя и не всегда в равной степени.

Система контроля процесса/результата решает следующие задачи:

• обеспечение соблюдения рабочего регламента сотрудниками;
• обеспечение достаточной мотивированности сотрудников;
• поддержание оптимальной численности персонала компании.

Методов контроля для решения этих задач немало, но чтобы выбрать подходящий, необходимо выявить – к какой категории сотрудников относится отдел, который руководитель собирается оптимизировать. От категории зависит спектр доступных решений.

Категории сотрудников:

• Работники регламентированного труда. Примеры – call-менеджеры, бухгалтерия, операционисты. Здесь важно сфокусироваться на контроле процесса, потому что для таких сотрудников результат – это грамотное выполнение должностных обязанностей, то есть правильно построенный рабочий алгоритм.
• Работники творческого труда. Это условное название, примеры – сотрудники HR-служб и IT-служб. Здесь важно в равной степени контролировать и процесс и результат. Потому что результат нагляден, например – сайт, сделанный строго по ТЗ заказчика без багов. Но для достижения этого результата важно, чтобы рабочий процесс был оптимизирован.
• «Креативщики». Примеры – проектировщики, дизайнеры и руководители среднего звена. Для таких сотрудников имеет смысл контроль результата, потому что рабочий процесс, как правило, минимально регламентирован. Кроме того, для креативщиков обычно нет универсальных алгоритмов и каждую следующую задачу они решают по-новому.

Обеспечение мотивации как метод контроля включает поощрения и санкции. Например, за прогул из ЗП сотрудника вычитают некоторую сумму, а за получение результата выше нормированного руководство дает ему прибавку. Этот метод отлично зарекомендовал себя в среде креативщиков и в меньшей степени – для работников творческого труда.

В случае с регламентированным трудом важна техническая оптимизация и строгое исполнение сотрудниками своих обязанностей, что позволяет в том числе контролировать численность отдела – не раздувать его, но и не заставлять одного сотрудника выполнять работу за троих. В этом контексте высокую эффективность показывает такой метод как отчетность.

Однако ни одна категория сотрудников не может эффективно контролироваться без непосредственного наблюдения и фиксации действий специалиста на рабочем месте. Для этого используются следующие методы:

• Контроль прихода/ухода. Например – турникет с вахтером и журналом посещений.
• СКУД (контроль доступа). Например – биометрические замки, чтобы сотрудники не могли покинуть область своей компетенции.
• Визуальный контроль. Это камеры видеонаблюдения, которые также фиксируют прогулы и несанкционированные действия, например – несвоевременный перекур или затянувшийся обед.
• Отчетность. Регламентированная обязанность каждого сотрудника высылать непосредственному руководителю отчет по своей работе за отчетный период (день, неделя, месяц).

Все эти методы не отменяют друг друга, и многие из них давно и успешно автоматизируются. Например, отчетность может быть реализована в форме телеграм-бота с целевым функционалом, а СКУД система может быть интегрированной с контролем доступа. В этом видео рассмотрена базовая методология контроля сотрудников, включающая ряд типовых решений на организационном уровне.

Однако представленные выше методы не исключают проблему единовременного контроля процесса и результата на достаточном уровне, чтобы руководитель сразу узнавал о несанкционированных действиях сотрудника и мог на них должным образом среагировать. Здесь необходимы специализированные программные решения.

Программы контроля компьютеров сотрудников

Функционал таких решений позволяет эффективно контролировать процесс и результат, а также оперативно реагировать на любые несанкционированные действия – от простоя (в виде общения с друзьями в ВК) до инсайдерских сливов через мессенджеры или сервисы временной почты. Типовой вариант такой программы – решение Биткоп для слежения за ПК сотрудников.

Основные функции программ для контроля ПК сотрудников:

•  программа включается вместе с ПК и отключается с завершением рабочего дня (для удаленных сотрудников программа самостоятельно активируется только в рабочие часы);
• активная программа фиксирует все действия сотрудника, включая запуск приложений и переходы по интернет-сайтам, также фиксируются поисковые запросы;
• программа имеет функцию кейлоггера, она фиксирует общение сотрудника внутри социальных сетей, мессенджеров и иных социальных площадок;
• программа по решению руководителя может блокировать доступ к определенным сайтам и приложениям, либо делать скриншот и высылать его руководителю с отчетом, как только сотрудник выполнил несанкционированное действие;
• программа фиксирует обеденный перерыв и все простои, если она была выключена в какой-то момент – сотруднику придется лично отчитаться за это время;
•  программа в режиме онлайн формирует отчеты по работе каждого сотрудника в форме удобных графиков и таблиц, имеется множество параметров, настраиваемых руководителем.

Такие решения не отменяют СКУД, контроль доступа на предприятие или систему видеонаблюдения. Они решают одну конкретную задачу – позволяют руководителю на 100% контролировать процесс и результат работы сотрудника, вовремя принимая релевантные меры в ответ на просадки показателей и оперативно оптимизируя актуальные бизнес-функции.