Командировка – ответственное мероприятие, требующее оперативного перемещения по городу. Общественный транспорт для этого не слишком подходит, в основном, используются служебные, личные автомобили, такси или каршеринг. Последний способ – один из наиболее современных.
Как в таком случае подтвердить расходы для оплаты бухгалтерией? Купить чек для отчетности, использовать документы в электронной или бумажной форме?
Каршеринг: общее понятие
Каршеринг – оформление кратковременной аренды транспортного средства. Цена определяется множеством моментов, продолжительностью, моделью машины. Некоторые организации предлагают аренду по фиксированному тарифу. Услуга максимально полезна для непротяженных поездок в пределах населенного пункта, подходит как гостям, так и местным жителям.
Человеку с водительским удостоверением каршеринг гораздо удобнее и выгоднее, нежели использование такси, собственной машины или авто, взятого в прокатном пункте, работающем по классической схеме. Все расходы сразу учтены тарифом, так что все больше предприятий задумывается над тем, чтобы командированные работники пользовались именно каршерингом.
Преимущества подхода
Если сравнивать каршеринг с эксплуатацией в командировке личного или служебного авто, достоинства следующие:
- Минимальный объем документов, обязательных для оформления. Нет необходимости в путевом листе, подписании договора об аренде, сборе чеков с заправочных станций, сервисных центров в случае поломки;
- Не надо платить за парковку, как правило, машины, взятые по услуги каршеринга, можно парковать на муниципальных стоянках безвозмездно;
- Отсутствуют расходы на бензин. Почти все сервисы предполагают, что машина заправляется бесплатно, если воспользоваться сервисной топливной картой;
- Нет необходимости в техническом обслуживании, даже мыть машину не нужно, все это – обязанности специалистов каршеринга. Водителю нужно просто сделать фотографию, на которых видны все дефекты, состояние транспортного средства.
Какие документы понадобятся в бухгалтерии
Расходы можно подтвердить и компенсировать следующими бумагами:
- Договор об аренде. При регистрации в приложении сервиса каршеринга новый пользователь принимает договор об оферте. Для отчетности нужно распечатать данный договор, а также снимок экрана, на котором видны пользовательские данные;
- Чек, подтверждающий факт оплаты аренды. Подобно службам такси, компании, работающие в сфере каршеринга, после оказания услуги отправляют пользователю чек. Как правило, найти его можно в ящике электронной почте. Чек распечатывается и прикладывается к основному документальному пакету;
- Маршрут поездки. Маршрут подтверждает факт использования транспортного средства. В основном, сведения фиксируются в “истории поездок”. В маршруте значится время движения, конечные точки, цена;
- Служебная записки. В записке указываются цели поездки, маршрут, цена. Также нужно обосновать траты на каршеринг во время командировки, к примеру, указать, почему использование общественного транспорта или служб такси было неуместным. Так как командированный работник вынужден платить из собственных средств, именно служебная записка является тем документом для бухгалтеров, на основе которого они будут компенсировать траты;
- Авансовый отчет. Это комплексный отчет, где расписаны все траты и подтверждены чеками.
По закону, компенсация расходов на каршеринг возможна и до командировки (с отчетом о тратах по факту возвращения), и после нее, когда возмещение базируется на авансовом отчете.
