Jira — что это за программа

Удаленно работать над одним проектом не всегда просто. Могут возникнуть сложности с коммуникацией и пониманием. Существуют программы, которые помогают работать все еще удаленно, но коллективно. Одна из таких — Jira. КурсФайндер поможет разобраться в том, что это за программа, как в ней работать, и зачем вообще нужна.

Работать в Jira может быть непросто. Это серьезный и глубокий инструмент, подходит для многих задач в IT-сфере. Обучение будет большим плюсом. Мы подготовили самый полный каталог онлайн-курсов по использованию Jira и работе с задачами в ИТ: Курсы Jira. Пройдя обучение, вы сможете использовать все возможности программа и создавать действительно потрясающие, совместные проекты не выходя из дома.

Что такое Jira?

Jira — это программа-помощник для командной работы на «удаленке». Чаще всего, используется в ИТ-компаниях. Помогает решить задачи, справиться с проблемами, в режиме реального времени отслеживать изменения в продукте.

В утилите используется система канбан- и скран-досок. Это такие инструменты и механизмы работы с задачами. Рассмотрим подробнее.

Канбан-доска

Особый подход к работе с проектными задачами. Техника довольно старая, но все еще очень действенная. Была придумана еще в 1940-х годах. В чем суть? Каждой рабочей задаче присваивается свой статус. Он зависит от ее стадии. Канбан-доску можно настроить как угодно, но стандартная включает в себя три столбца, то есть три статуса задач:

1. Задачи, которые должны быть выполнены.

2. Задачи в работе.

3. Выполненные задачи. На доске они располагаются, если нужно отслеживать общий прогресс.

Что важно, доску можно менять любым способом. Изменять названия столбцов, добавлять, удалять, перемещать задачи и так далее. Можно настроить канбан именно под ваш рабочий проект.

Скрам-доска

Та же канбан-доска, но для разработчиков по Agile. Стандартно изменены колонки на две дополнительные: по отложенным делам (со сроками) и те, что на проверке. Хотя последние могут располагаться и в столбце «выполненные задачи». Скрам-доску тоже можно всячески видоизменять под себя.

Agile — это…

Затронули тему Agile, по которой строится скрам-доска. Расскажем чуть подробнее. Основное об этом подходе к работе:

• крупные задачи делятся на несколько или много мелких;

• каждая мелкая задача должна быть относительно легкой и быстрой;

• спринты — периоды очень активной работы. Обычно это неделя.

Jira содержит скрам- и канбан-доски, чтобы помогать разработчикам, дизайнерам, тестировщикам и другим удаленным участникам работать над проектами. Правильно распределенные задачи, их отслеживание в реальном времени дисциплинирует и мотивирует.

Для чего используют Jira?

Jira можно использовать в самых разных целях при подготовке IT-продукта. Но все-таки ее интерфейс и инструменты больше подходят для разработчиков, программистов. Основные направления, в которых Jira будет полезной:

1. Организация и распределение задач в любом проекте.

2. Управление командой на удаленной работе.

3. Разработка программного обеспечения, его совершенствование, дополнение и так далее.

4. Задачная работа с маркетингом продукта.

5. Тестирование, поиск ошибок и их исправление.

Основная цель этой программы — сделать процесс разработки, совершенствования или исправления продукта удобным, практичным и быстроизменяющимся, адаптивным. Программа особенно удобна для тех, кто работает раздельно, но над одними продуктами.

Как работать в Jira: 6 шагов:

1. Скачать и открыть программу. Обязательно придется регистрироваться и создавать профиль. Можно через аккаунт Google или Apple, если сидите с него.

2. Выбрать «Create Project» («Создать Проект»).

3. Перед вами появится большой набор шаблонов досок со столбцами. Выбирайте либо первую, наиболее стандартную, либо ту, которая больше подходит под вашу работу. Не переживайте, в процессе колонки можно будет менять.

4. Пройдите или пропустите обучение по использованию досок и схемы Agile. Если вы первый раз сталкиваетесь с чем-то подобным, конечно, пройдите обучение. Также он будет встроен в интерфейс, будут всплывать подсказки и объяснения.

5. Выбрать «Create» - создание задачи.

6. Выбрать «Invite», чтобы пригласить других пользователей. Важно! Они должны тоже уже иметь профиль и скачанную программу.

Интерфейс Jira

На первый взгляд может показаться немного запутанным, но на самом деле все просто. Главная вкладка — это «Projects». В ней непосредственно хранятся созданные доски по проектам. Можно смотреть и активные доски, и те, что уже завершились. Автоматически разрабатывается аналитика по выполнению задач и прогрессу.

Также есть следующие важные окошки:

• дашборды — аналитика по работе;

• окно взаимодействия с коллегами — список, их активность и так далее;

• окно приложений других компаний, интегрированные в Jira. По сути, встроенная реклама от партнеров программы, но может быть полезной.

Стилистику самих досок можно менять под свой вкус.

Задачи Jira

В Jira особое внимание уделяется рабочим задачам. В программе они называются «issues». В общем смысле, каждая задача — это определенная функция, ошибка, дело, которое должно быть выполнено или отслеживаться.

Спринт и весь рабочий процесс состоит из нескольких таких задач. Из-за этого работа над проектом включает в себя:

• разделение задач на мелкие;

• создание отдельных задач;

• контроль;

• выполнение задач;

• анализ сроков и успешности выполнения задач;

• изменение, дополнение;

• завершение задач.

Задачи в Jira — основной элемент, с которым приходится работать. При этом совсем неважно, какая именно глобальная цель стоит перед разработчиками или другими ИТ-специалистами.

Типы задач

Чтобы работать с задачами было проще, в программе предусмотрены несколько типов. Мы уже говорили о них ранее. Стандартно разделяется на три или пять колонок. Разделение помогает фильтровать, следить и контролировать прогресс. В каждом из типов (столбцах) можно добавлять «подзадачи» - еще более мелкие задания. Настроить все под себя можно через вкладку «Project settings» («Настройки проекта»).

Атрибуты задач

Атрибуты — это различные параметры и характеристики рабочих задач. Мы уже говорили, что Jira много инструментов для управления и контроля issues. Вот некоторые из них:

• Summary. Краткое описание конкретной issue. Создается самостоятельно и нужно для общего понимания, что за задача перед вами. Полезно, если их очень много.

• Description. Расширенное описание конкретной issue. Нужно, чтобы подробно рассказать и напомнить о сути задачи. Опять же, пригодится в больших и длительных проектах.

• Assignee. Коллега, который должен выполнить задачу. Если нужно, можно указывать для каждой задачи отдельно.

• Labels. Дополнительные параметры, теги для фильтрации задач. Они не входят в содержание столбцов. Могут условно делить колонки.

• Fix version. Версия изменения задачи.

• Store point estimate. Вероятные затраты, необходимые для решения новой проблемы или выполнения функции.

• Reporter. Коллега, который отвечает за выполнение конкретной задачи. Это может быть как сам исполнитель (Assignee), так и вышестоящий сотрудник.

• Attachment. Приложение к задаче. Обычно это что-то, что должно помочь или является важным при выполнении задания: рисунок, аудиозапись, видео, документ и другое.

• Linked issues. Связи данной задачи с другими, столбцами, проектами.

Настройка расписания в Jira (дорожная карта)

Отдельный раздел программы посвящен «Дорожной карте» проекта, то есть расписанию по достижению его цели. В этом разделе можно сформировать точный или примерный путь, по которому должны идти все сотрудники. Единица дорожной карты — «эпик». Он состоит из нескольких задач, которые обязательно связаны между собой. Обычно их довольно много в одном эпике. Например, эпик — создание фирменного стиля компании. В него будут входить такие задачи, как: поиск идентичности, разработка логотипа, подбор фирменных оттенков и прочее. Достичь одного эпика дорожной карты желательно за один спринт, то есть усиленную, но короткую работу (неделю). Иногда за несколько.

Визуально «дорожная карта» — это горизонтальная линия с последовательными эпиками. Финал линии — успешное завершение работы над продуктом. Указываются даты и сроки работы над каждым эпиком.

Другие полезные инструменты программы:

1. Reports. Вкладка с различными отчетами и аналитикой. Можно изучить 4 варианта.

2. Burnup report. Аналитика эффективности и продуктивности одного из спринтов в сравнении с общей работой команды. Помогает определить слабые и сильные места реализации проекта.

3. Sprint burndown chart. Аналитика, показывающая, сколько времени и трудовых ресурсов потребуется для завершения конкретного спринта и перехода к следующему. Может использоваться как графика прогноза сроков. Однако автоматически рассчитывает не всегда верно, важны постоянные изменения.

4. Velocity report. Аналитика, показывающие прогнозы продуктивности той же команды в отношении других спринтов или проектов. Для расчетов берутся данные прошлых работ с задачами. В основном дает прогноз на скорость и эффективность выполнения в рамках одного спринта.

5. Cumulative flow diagram. График изменения активных, необходимых к выполнению задач, с течением времени. Можно отследить, с какими задачами команда разбиралась дольше всего. Определяются проблемные участки работы. В дальнейшем стоит сделать упор на их исправлении, чтобы повысить продуктивность коллег.

Как эффективно использовать Jira в работе: 4 совета

Совет №1: Меньше крупных задач, больше мелких

В этой программе все строится на принципах Agile. Все крупные задачи нужно дробить. Причем дробить как можно мельче. Как определить, что задача «достойна» доски в Jira:

• ее просто понять с первого прочтения;

• она делается буквально в 1 — 2 шага;

• выполняется одним сотрудником;

• не требует длительного времени (идеально на одну задачу не больше 1 суток и меньше);

• легко поддается фиксации;

• просто проанализировать успех или промах.

Практика показывает, что чем мельче задачи, тем проще и быстрее с ними справляются работники. Здесь работает человеческий фактор: большие и сложные задания часто пугают, приступать к ним нет никакого желания. В итоге один сотрудник может просидеть над такой задачей неделю. Но если бы ее раздробили на мелкие задания и распределили их между коллегами, результат был бы готов в два счета.

Не бойтесь создавать кучу отдельных issues по разным столбцам. Интерфейс простой, запутаться в выполнении и отслеживания задач очень сложно.

Совет №2: Добавляйте описания и комментарии

Больше подробностей о каждой из issues. Чтобы дело пошло быстрее, нужно добавлять любую полезную информацию к задаче. Это касается и этапа ее создания, и последующей работы. Например, что стоит написать:

• особенности задачи;

• идеи по решению задач;

• уже попробованные подходы;

• прошлый опыт;

• для чего выполнять эту задачу.

В общем, в описание добавляйте все, что посчитаете нужным. Лучше указать немного лишней информации, чем забыть или не использовать что-то нужное.

Совет №3: Записывайте все, что делаете

Совет в продолжение к предыдущему. Да, писать нужно буквально все. Это помогает систематизировать и разобраться с проблемой. Поможет и другим сотрудникам, если они позже займутся этой или подобной issue.

Здесь же стоит отметить удобную систему Jira, о которой еще не говорили. Используются логи и коммиты. Оба являются выгрузкой из истории действий. Например, вы поменяли оттенок логотипа на два тона светлее. Заметить это глазами довольно сложно, но все-таки дело важное. Лучше всего добавить память об этом действии в git-систему, зафиксируйте их.

Записывать прогресс и каждый свой шаг можно и вручную. Только это занимает больше времени и может быть менее удобно последователю. Лучше использовать git-систему.

Совет №4: Планируйте спринты заранее

Спринт — максимально быстрая и продуктивная работа. Коллегам нужно за неделю (или другой короткий срок) сконцентрироваться и выполнить все задачи. Но чтобы спринт стал полезным, а не просто стрессовым ужасом для сотрудников, нужно подойти к планированию с умом. На что стоит обратить внимание:

• соотнести возможности сотрудников и сложность задач;

• проанализировать, сколько времени уходило на подобные или те же задачи раньше;

• проанализировать, какие проблемы встречались раньше в подобных обстоятельствах;

• определить заранее, что нужно и можно оставить на следующий спринт;

• правильно расставить приоритеты. Самые срочные и важные — в первый спринт. Остальные — потом или в обычном режиме.

Эффективный спринт — это разумный спринт, который учитывает реальные возможности IT-специалистов, время и прошлый опыт.

Jira — удобный и довольно простой инструмент для систематизации и дисциплины во время работы. Помогает контролировать прогресс, выполнять все в сроки, отслеживать трудности и решать их. Что важно, программа хорошо подстраивается под индивидуальные запросы и проекты. Максимально эффективна в IT-среде.