Как контролировать работу удаленных сотрудников

В последние годы концепция удаленной работы обрела большую популярность. Сказались и условия пандемии, и кризис, и желание работодателей существенно экономить финансы на аренде офисов и обеспечении их работы.

Однако вопрос о контроле удаленных сотрудников по сей день остается открытым. Работодатель не может отслеживать каждый шаг подчиненных, их эффективность или точное время, которое они тратят на рабочие задачи, поэтому часто видит лишь результат. Как же все-таки научиться определять продуктивность сотрудников, грамотно выстраивать дистанционную работу и что может помочь наладить эти процессы, узнаете из нашей статьи.

Каким сотрудникам не подходит удаленная работа?

Начнем с того, что не каждого сотрудника стоит переводить в режим удаленной работы, и если у вас есть возможность оставить часть подчиненных в офисе, а часть перевести в дистанционный формат, вам полезно знать, кому же противопоказана удаленная работы.

Наверняка вы хорошо знаете своих сотрудников и можете определить, кто из них способен работать самостоятельно, а кому требуется «пинок» для достижения результатов. Удаленная работа предполагает самодисциплину и самоконтроль, поэтому последней категории людей она, конечно, не подойдет.

Также не следует отправлять работать из дома:

• Новых сотрудников, без опыта работы;
• Лентяев, которым нужно напоминать, что они находятся на работе;
• Экстравертов, которые лучше работают среди людей;
• Сотрудников старой закалки, предпочитающих работу исключительно в офисе.

Если же вы уверены в подчиненном, знаете, что он способен справляться с задачами оперативно, качественно и без напоминаний, если он сдаёт проекты согласно дедлайнами и никогда не был замечен в прокрастинации на рабочем месте, можете смело отправлять его на удаленку.

Как измерить продуктивность удаленных сотрудников?

Установим, что продуктивность – это отношение реального количества времени, которое человек тратит на работу, к продолжительности рабочего дня. Соответственно, 8 часов работы будут составлять 100% продуктивности, 4 часа – 50%, 2 часа – лишь 25%.

Как же выяснить продуктивность своих сотрудников и узнать, сколько времени они тратят на рабочие задачи? В этом вам помогут специальные программы - системы учёта рабочего времени. Контроль удалённых сотрудников осуществляется с помощью программ, ознакомиться с функционалом которых вы можете по прикрепленной ссылке. К примеру, одна из эффективных систем – Kickidler – позволит вам отслеживать начало работы, основные показатели KPI, собирать статистику и даже автоматически уведомлять сотрудника о нарушениях его рабочего распорядка. Онлайн-мониторинг или видеозапись экрана помогут осуществлять визуальный контроль.

Как вообще удаленка влияет на продуктивность? Рабочая атмосфера в офисе часто не дает сотрудникам расслабиться и настраивает на выполнение задач, а минимум отвлекающих факторов и визуальный пример занятых коллег помогают человеку меньше прокрастинировать. Домашняя же обстановка расслабляет, дарит чувства комфорта и свободы от контроля, поэтому может существенно снижать продуктивность.

Чтобы избежать негативных последствий, который мы описали выше, разошлите сотрудникам на удаленке памятку, которая поможет им лучше организовать рабочие процессы:

• Выделите себе определенное место работы;
• Попросите близких не отвлекать вас во время работы;
• Соблюдайте график работы офиса;
• Обозначьте начало и конец рабочего какими-либо ритуалами (чашка кофе, созвон с коллегами, обсуждение в общем чате и тд.);
• Планируйте каждый рабочий день, записывайте задачи в ежедневник;
• Не забывайте о перерыве, делайте разминку для тела и глаз;
• Оставайтесь на связи в течение всего рабочего дня;
• Поддерживайте связь с руководителем, сообщайте ему о ежедневных задачах.

Какие инструменты помогают контролировать удалённых сотрудников

Перейдем к главному: как и с помощью чего руководителю контролировать своих сотрудников на удаленке?

Сервисы, помогающие контролировать подчиненных:

1. Telegram/ WhatsApp (или любой удобный для вас мессенджер) – рабочие чаты, текстовое общение, быстрая связь с сотрудниками.
2. Zoom – видеозвонки, конференцсвязь с сотрудниками.
3. Google Drive – сервис для хранения файлов с общим доступом и возможностью редактирования.
4. Kickidler – универсальная система учёта рабочего времени для контроля действий сотрудников.

Контролировать сотрудников можно разными методами, от тотального, с отслеживанием каждого действия на компьютере подчиненного, до доверительного, с возможностью доступа сотрудников к функциям программ учета рабочего времени. Какой способ выбрать зависит только от вас и вашего уровня доверия своему коллективу, однако как сделать контроль максимально эффективным, но мягким, расскажем подробнее:

• Присылайте сотрудникам четко прописанные задачи в начале рабочего дня, так они смогут выстроить график, по которому будут работать;
• Установите время для ежедневной утренней онлайн-планерки;
• Давайте обратную связь;
• Ведите групповой чат в одном мессенджере и договоритесь с командой о минимальном посещении других социальных сетей в течение рабочего дня.

Основные принципы работы с удаленными сотрудниками

7 простых правил, которые помогут вам грамотно построить наблюдение за подчиненными:

1. Прозрачность: сотрудники точно знают, за чем и как вы следите.
2. Предсказуемость: обозначьте, что именно является нарушением, и какие будут последствия.
3. Объективность: правила едины для всех.
4. Незаметность: сотрудники должны знать, но не должны ощущать, что за ними пристально следят.
5. Результативность: обрабатывайте данные мониторинга и делайте из них выводы.
6. Постоянство: контроль должен оставаться неизменным – не ослабляйте контроль, но и не усиливаете.
7. Эффективность: большая часть наблюдения происходит в автоматическом режиме.

Система учёта рабочего времени Kickidler