Корпоративная почта в компании

Электронная почта в наши дни является важной формой коммуникации в личной сфере и тем более в корпоративной. Корпоративная почта служит средством постоянных коммуникаций между сотрудниками как внутри компании, так и с внешними адресатами: заказчиками, подрядчиками, партнёрами. Таким образом, корпоративная электронная почта становится важнейшей составляющей процесса бизнес-коммуникаций и от качества её функционирования в организации всё более и более зависит коммерческий успех компании.

Каковы основные требования к современному сервису корпоративной почты компании?

Возможность групповых (массовых) рассылок

Групповые рассылки (distribution lists) - списки адресов. При отправке авторизованными пользователями одного сообщения на групповой адрес почтовый сервер автоматически производит его массовую рассылку каждому получателю списка, что значительно сокращает трудозатраты отправителя.

В бизнес-среде это исключительно удобное расширение функций электронной почты: рассылка партнёрам коммерческого предложения, обсуждение проекта внутри отдела, рассылка пресс-релиза - везде массовая рассылка крайне полезна.

Обработка сообщений большого размера

Важным критерием работы корпоративного почтового сервера является размер принимаемого к обработке сообщения электронной почты. Отправка различных документов для согласования по электронной почте очень удобна, а документы могут быть самого различного размера.

Например, почтовые сервисы Google и Яндекс, предлагающие услуги корпоративной почты, ограничивают размер каждого SMTP-сообщения в 34 и 41 Мб соответственно. Для деловой почты, по своей сути в корне отличающейся от личной, такие ограничения необходимо признать губительными. Важный отсканированный договор или дизайн-макет не будут доставлены вовремя из-за подобных лимитов, что может привести к срыву контракта и потере важного клиента. Качественный сервис корпоративной почты должен предоставлять пользователям возможность обмена письмами более значительно размера.

Защита от входящего спама и от подделки сообщений

Сервер корпоративной почты должен обладать мощной системой фильтрации спама, вирусов и мошеннических сообщений. Возможность доставить в корпоративный почтовый ящик электронное письмо одного из этих типов должно рассматриваться не иначе как обход периметра безопасности, так как по меньшей мере крадёт рабочее время сотрудников (спам и прочий мусор, который требуется удалить прежде, чем увидеть действительно необходимые сообщения). Пропущенные корпоративным почтовым сервером вирусы могут стать гораздо более серьёзной угрозой благополучию организации и привести к утечке конфиденциальных данных, а также к уничтожению критически важной для бизнеса информации.

Корпоративная почта непременно должна быть защищена технологиями SPF и DKIM. Эти достаточно популярные в наше время методы защиты позволяют легитимным сообщениям электронной почты легче проходить спам-фильтры на почтовых серверах получателей и никогда не определяться как сомнительные или спам. Их развёртывание для защиты домена корпоративной почты занимает минимальное время, а эффект на уровень защищённости оказывает неоценимый.

Полезным будет также и внедрение технологии DMARC, позволяющей получать от крупных почтовых сервисов статистику о легитимно отправленных с домена сообщениях, а также отслеживать попытки подделки своих почтовых адресов и отправки спам- и мошеннических сообщений от их имени.

Защищённость

Обязательным свойством почтового сервера является принудительное шифрование всех передаваемых данных, по всем протоколам. Коммерческая тайна ещё никогда не была так уязвима как при использовании нешифрованных протоколов SMTP/POP3/IMAP4. Передаваемые с их помощью данные могут быть легко перехвачены и модифицированы. Компрометации могут подвергнуты пароли пользователей. Во избежание подобных возможностей почтовому серверу совершенно необходимо принудительно требовать для всех пользовательских подключений криптографической защиты канала передачи данных. Открытые соединение обязательно должны быть запрещены. Для всех популярных почтовых протоколов разработаны их защищённые версии, необходимо применять только их. Корпоративная почта, доступная через веб-интерфейс, должна быть защищена протоколом HTTPS, который поддерживается всеми современными браузерами. Длина применяемого ключа асимметричного шифрования RSA должна быть не менее 1024 бит. По соображениям безопасности рекомендуется заменить их шифрованными версиями популярные почтовые протоколы: SMTP (tcp/25) -> SMTPS (tcp/465), POP3 (tcp/110) -> POP3S (tcp/995), IMAP4 (tcp/143) -> IMAP4S (tcp/993), HTTP (tcp/80) -> HTTPS (tcp/443).

Поддержка правильно функционирующего сервера корпоративной почты - сложная задача. Если в компании нет разветвлённого ИТ-отдела, укомплектованного специалистами высокого класса, попытка решить вопрос абы как может весьма дорого обойтись организации из-за возможных поломок, утечек коммерческой информации, простоев, потери данных и недоставки сообщений. В таком случае имеет смысл доверить поддержку хостинга корпоративной почты профессиональному оператору этой услуги. Не стоит на этом экономить и неосмотрительно доверять хостинг почты различным бесплатным массовым сервисам, подвизающимся на ниве личной почты. Помните, бесплатный сыр бывает только в мышеловке.